案例研究

我们有一个小型技术部门，没有文书支持，它花了很多时间通过我们的办公室通过库存。黄蜂拯救了我们那个时间和挫折，让我们专注于保持我们的教育系统运行的能力。
- 布兰达雷曼，
技术总监，
Gananda CSD.

挑战

Gananda CSD需要一个更好的跟踪系统来集中其IT部门的设备详细信息 - 位置，区ID号和序列号。他们任务接收所有技术设备，分配每个项目一个唯一的标签号，将信息记录到Excel电子表格中，然后将该物品发送到其中一个地区的学校。如果没有文书支持，本手册过程采用了技术人员宝贵的时间（每年至少八小时），具有相当大的数据进入错误。曾经送到学校，每个项目都成为学校的责任 - 直到每年的夏季库存。

每年，该区都会聘请大学生进行手动库存。作为一对，学生将从建筑到建筑，带有笔记本电脑的房间到房间，并验证技术设备。这是一个耗时和劳动密集型的过程。将针对主Excel电子表格检查每个技术资产的细节（位置，标签和序列号）。一名学生将阅读资产的标签号，而另一个学生在列表中搜索。如果资产未在正确的房间中显示，则将电子表格进行排序以查找该项目，然后通过正确的详细信息更新其记录。这一过程不仅很慢，它令人难以置信和易受犯错误。因此，该地区的技术总监Brenda Lehman表示，工作人员“从来没有真正觉得他们有权利。”

此外，没有一种方法可以让任何人对电子表格进行更改。Excel不跟踪人更新数据;这种重大限制使得无法知道谁做出了特定的编辑。

怀疑主电子表格进行年度审计，增加了焦虑的时间。审计员将抵达办公室，要求库存清单，随机选择五项技术资产，并要求显示这些项目。随着电子表格的诚信怀疑，科技局长雷曼的唯一想法，“我希望它在那里。”

解决方案

科技局长雷曼知道她的部门挑战必须得到解决和解决，并通过成本效益且易于实施，使用和维护产品。她选择了WASP的自动跟踪系统，mobileaset.edu.．Gananda的IT部门被教授（通过定制，私人培训的黄蜂培训师）如何有效地设置和使用该系统。他们能够从Excel轻松导入当前库存。该软件的数据库集中了IT部门的资产数据;允许多个用户实时访问和更新信息。使用WASP的HC1移动计算机轻松扫描两个条形码（唯一资产和序列号）来创建新资产。通过扫描这些条形码来消除数据输入错误，并记录用户所做的每一种添加，更新或更改。

每年库存也完成使用HC1移动计算机．这种移动扫描设备允许个人选择一个位置，快速扫描房间内的资产条形码，执行即时移动，并最终通过内部审计过程验证和更新资产数据库。正确记录的信息确保外聘审核员能够得到准确的报告，并能够找到任何选定的项目。

结果

MobileAset.edu大幅减少了Gananda CSD的IT部门花费加工新技术设备的小时数。当雷曼收到50个新的Chromebook时，通过简单地扫描区标签号和Chromebook的序列号，她在五分钟内使用WASP的HC1添加了资产。以前，任务需要两个工作人员，至少需要一个小时才能完成。全年，该部门完成了这一进程约为400个新资产，而MobileAsset.edu，只需40分钟 - 而不是八小时。雷曼称这个节省时间的过程“现象”。

更重要的是完成夏季库存所需的时间和金钱的减少。通过使用HC1，不需要两个学生，只需要一个人，从而减少了额外员工的成本。而不是花4周的时间来完成，整个库存在1周内完成。此外，当学生选择一个房间位置时，一个分配的资产列表就会显示在移动扫描仪上。当每个资产的条形码被扫描时，学生可以得到即时反馈;这个数字要么从列表中删除，要么提示学生移动资产。在整个过程的最后，生成报告以显示资产的所有差异和变动。

在完成2014年的内部库存后，只有两项资产没有解释清楚——准确率高达99%。在前几年，有15至20项资产失踪;不幸的是，IT部门不能完全确定这些资产是真的丢失了，还是在手工盘存过程中没有标记为已找到。看到未解释项目减少了90%，雷曼对她的数据有了信心，当审计人员来到她家时，她知道自己能够提供准确的数据。“这就是为什么我这么喜欢它。”

加兰达的下一个目标？开始在该地区的商务办公室实施Mobileaset。他们将使用该软件跟踪和计算固定资产的折旧 - 确保保险和税务的准确货币记录。