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甘南达中央学区是纽约州的一个公立学区，在甘南达的发展中为大约1200名学生提供服务，甘南达位于韦恩县的马其顿和沃尔沃斯镇，有122名员工，年度预算约为1300万美元。

所面临的挑战

Gananda CSD需要一个更好的跟踪系统来集中他们IT部门的设备详细信息——位置、区域ID号和序列号。他们的任务是接收所有的科技设备，为每件物品分配一个唯一的标签编号，将信息记录到Excel电子表格中，并将物品发送到该地区的一所学校。在没有文书支持的情况下，这个手动过程花费了技术人员宝贵的时间来完成(每年至少8小时)，并且有相当大的数据输入错误风险。一旦送到学校，每件物品都由学校负责，直到每年的夏季库存。

每年，该地区都会雇佣大学生进行手工盘点。学生们将两人一组，带着笔记本电脑从一栋楼走到另一栋楼，从一个房间走到另一个房间，并验证科技设备。这是一个耗时耗力的过程。每个技术资产的细节(位置、标签和序列号)将与主Excel电子表格进行核对。一个学生阅读资产的标签号，而另一个学生在列表中搜索。如果资产没有显示在正确的房间中，则对电子表格进行排序以找到该项目，然后用正确的详细信息更新其记录。这个过程不仅缓慢，而且令人难以置信的混乱和容易出错。因此，该地区的技术总监布伦达·雷曼(Brenda Lehman)说，员工们“从来没有真正觉得他们是对的。”

此外，没有办法让任何人对电子表格的更改负责。Excel不会跟踪更新数据的人;这一重大限制使得不可能知道是谁进行了具体的编辑。

对主电子表格的怀疑使年度审计成为一个令人更加焦虑的时期。审计员会来到办公室，索要一份库存清单，随机选择五项技术资产，并要求向他们展示这些项目。由于电子表格的完整性受到质疑，雷曼脑中唯一的想法是:“我希望它在那里。”

解决方案

雷曼知道，她所在部门面临的挑战必须通过具有成本效益的产品来解决，而且必须易于使用、实施和维护。她选择了黄蜂公司的资产跟踪软件。Gananda的IT部门(在定制的私人培训中，由黄蜂教练教授)如何有效地设置和使用系统。他们可以轻松地从Excel中导入当前的库存。该软件的数据库集中了IT部门的资产数据;允许多个用户实时访问和更新信息。使用黄蜂移动计算机轻松扫描两个条形码(唯一的资产和序列号)就可以创建新的资产。通过扫描这些条形码可以消除数据输入错误，用户所做的每一次添加、更新或更改都被记录下来。

年度库存也使用黄蜂移动计算机完成。这个移动扫描设备允许个人选择一个位置，快速扫描房间内的资产条形码，立即执行移动，并最终通过这个内部审计过程验证和更新资产数据库。正确记录的信息确保向外部审计员提供准确的报告，并能够找到任何选定的项目。

结果

黄蜂的资产管理软件大大减少了甘南达CSD的IT部门处理新技术设备的时间。当雷曼兄弟收到50本新的Chromebook时，她用Wasp的移动电脑在5分钟内扫描了地区标签号和Chromebook的序列号，就添加了这些资产。以前，这项任务需要两名工作人员，至少需要一个小时才能完成。在这一年中，该部门完成了大约400个新资产的流程，其中包括Wasp资产管理软件在美国，只花了40分钟，而不是8个小时。雷曼兄弟称这个节省时间的过程是“惊人的”。

更重要的是，完成夏季库存所需的时间和资金减少了。通过使用移动电脑，不需要两个学生，只需要一个人——消除了额外人员的成本。整个清单在一周内就完成了，而不是用四周的时间来完成。此外，当学生选择一个房间位置时，分配的资产列表会显示在移动扫描仪上。当每个资产的条形码被扫描时，学生得到了即时反馈;数字要么从列表中删除，要么提示学生移动资产。在整个流程结束时，生成报告以显示所有差异和资产的移动。

在完成2014年的内部盘点后，只有两项资产下落不明，准确率高达99%。在前几年，有15至20项资产失踪;不幸的是，IT部门不能完全确定这些资产是真的丢失了，还是在手动清查过程中没有标记为已找到。看到未解释项目减少了90%，雷曼对自己的数据有了信心，当审计人员上门时，她知道自己能够为他们提供准确的数据。“这就是我如此热爱它的原因。”

甘南达的下一个目标是什么?实现Wasp的资产管理软件在地区商务办公室。他们将使用该软件跟踪和计算固定资产的折旧，以确保保险和税务目的的准确货币记录。

结果总结
减少75%的工作时间，完成IT部门资产的实物盘点
通过使用移动电脑消除了数据输入错误
9%的跟踪精度:只有两项未入账资产(2014年)
每年节省3500美元执行夏季库存
向审计人员提供准确详细的报告